Estructura y diseño de las organizaciones

Hay autores que han estudiado las organizaciones desde el punto de vista de su estructura. Desde este enfoque se puede entender mejor cómo diseñar y planificar la organización y a demás nos ayudan a entender cómo se utiliza la información dentro de las organizaciones y a apreciar los cambios que se pueden realizar en la organización a la que introducir los sistemas de información. Hay ciertas variables que influyen sobre las actividades de una organización y el gerente o la persona encargada del mando debe tener la capacidad de conocerlas y si son desfavorables tratar de colocarlas a su favor.

El trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina la especialización de actividades y funciones. Las funciones que deben cumplirse se derivan de los objetivos definidos en la planeación son la base de la organización. Las funciones se subdividen en tareas las cuales deben cumplirse a cabalidad y de esta manera lograr los objetivos ya definidos.

• PERSONAS Cada persona es designada para ocupar un cargo específico. En principio esta designación tiene en cuenta habilidades, actitudes, intereses, experiencia, práctica y comportamiento.

• ORGANOS El trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida que tengan características u objetivos semejantes. Los órganos se disponen en niveles jerárquicos y áreas de actividades. Los órganos de línea y de staff existen en función de la relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa.

• RELACION Son quizás el concepto mas importante en la función de organización. Aunque al comienzo la preocupación de los autores clásicos se oriento hacia la relación entre los órganos componentes de la organización y las personas, con relación a su trabajo, esta preocupación se extendió a otros aspectos como la relación entre la persona y su trabajo o entre personas.

Distribución de la responsabilidad y Autoridad

La jerarquía de la organización formal representa la distribución de la autoridad y la responsabilidad entre los diversos niveles de la estructura. En general, el derecho de mandar disminuye a medida que se desciende en la estructura jerárquica.

División del trabajo

Consiste en descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas. Comenzó a aplicarse con mayor intensidad con la llegada de la Revolución Industrial, lo cual provocó un cambio radical en la producción. Lo importante era que cada persona pudiera producir la mayor cantidad posible de unidades, los objetivo que solo podría lograrse mediante la automatización relativa de la actividad humana. El principio de la división del trabajo, que comenzó a aplicarse en los obreros por la administración científica, se amplió ala organización cuando apareció la teoría clásica.

Departamentalización
Los gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta maraña de relaciones formales de una organización, suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos “parecidos”. Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán diferentes unos de los otros.

Especialización
La especialización permite incrementar la cantidad y la calidad de la producción; la especialización del trabajo propuesta por la administración científica fue una manera de disminuir los costos de producción y aumentar la eficiencia. Las propuestas de Taylor para separar la planeación de la ejecución del trabajo, así como la separación de la ejecución y el control, son corolarios del principio de especialización. Los autores clásicos adoptan estos criterios y pasan a preocuparse por la especialización de los órganos que conforman la estructura organizacional.

Jerarquía
La pluralidad de funciones impuesta por la especialización requiere el desdoblamiento de la función demando, cuya misión es dirigir las actividades para que cumplan en armonía sus respectivas misiones. También denominado principio escalar. En toda organización formal existe una jerarquía por escalas, estratos o niveles de autoridad, a medida que se asciende en l escala jerárquica, aumenta la autoridad de quien desempeña el cargo.

Referencia bibliográfica: Administración Una Perspectiva Global por Koontz, Harold; Editorial: Mc graw-hill (2003, 12ª edición) parte 3 cap.7, Empresa Y Estrategia En La Perspectiva De La Competencia -brunet/a.belzunegui