• Concepto: Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
  

Importancia: Es el soporte de la información que está registrada en los libros de la contabilidad, la legislación tributaria Colombiana establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros

La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.

• Clases de Soportes
  

• Soportes de contabilidad externos
  

• Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.

• Consignación bancaria: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuenta habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

• comprobante de cuenta de ahorros. Las entidades de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.

• factura de venta. La factura comercial es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene, además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de la mercancía vendida o servicios prestados, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra. Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

ARTÍCULO 617. Sustituido. Ley 223/1995, Art. 40. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta;

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;

c. Subrogado. Ley 788/2002, Art. 64. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado;

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;

e. Fecha de su expedición;

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;

g. Valor total de la operación;

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literas a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PARÁGRAFO. En el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma

PARÁGRAFO. Adicionado. Ley 962/2005, Art. 45. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

• Comprobante de venta con tarjeta de crédito La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.

• Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

• Comprobantes de Egreso: También llamado orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.

• letra de cambio. Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden, o al portador, cierta suma de dinero, a la vista, o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman letras por pagar.

• Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.

• Nota débito. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

• Nota crédito. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para contabilizarlas se utiliza un soporte denominado nota crédito. Éste se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.

• Reintegro de gastos de caja menor. Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos deben anexarse al comprobante de diario.
  

• Soportes de contabilidad internos:
  

• Nota de contabilidad. Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nota débito o nota crédito según la cuenta que afecte.

• comprobante diario de contabilidad. El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexan los documentos que lo justifiquen: El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. En este momento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que se realizan diariamente en una empresa. Si el volumen de las operaciones no lo justifica; no es necesario efectuar boletines diarios; se puede hacer por periodos mayores, cada semana, década, quincena o como máximo cada mes.
  

• Requisitos legales
  

Artículo 48 C. de co. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Artículo 49 C. de co . Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

• Clases de libros

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá como tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como obligatorios:

• Inventarios y balances

• Diario

• Mayor

Los libros auxiliares que un comerciante puede necesitar dependen del tipo de empresa e información que maneje. Entre los más utilizados están los siguientes:

• Auxiliar de caja

• Auxiliar de bancos

• Auxiliar de clientes

• Auxiliar de proveedores

• Auxiliar de gastos

• Auxiliar de ventas, o comercio al por mayor y al por menor

• Auxiliar de mercancías

• Auxiliar de inversiones

• Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones

• Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar

• Auxiliar de IVA retenido

• Auxiliar de retención en la fuente

• Auxiliar de propiedades, planta y equipo

• Auxiliar de aportes sociales.
  

• Descripción y registro
  

• Libro de actas y registro de socios. La sociedad llevará un libro debidamente registrado en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Éstas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios. Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones. En él también se anotarán los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción, la enajenación o el traspaso de las acciones, los embargos y las demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.

• Libro de inventarios y balances. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales. Las partes de dicho libro son:

Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).

Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información. Éste es el caso de mercancías, que tienen grupos y subgrupos de artículos para detallar.

Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.

Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo.

Libro de inventarios y balances - registro. Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados (generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta y equipo).

Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información; éste es el caso de mercancías que tienen grupos y subgrupos de artículos para detallar.

Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad.

Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.

Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo.

• Libro diario. En él que se registran en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario elaborado por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o más columnas, según el número de cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Las partes de dicho libro son las siguientes:

Fecha: aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se está registrando.

Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y número del comprobante.

Columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos últimas se utilizan para cuentas varias: la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos débitos y créditos.

Libro diario - registro. El proceso es el siguiente:

Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta información al libro mayor y balances.

Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes.

Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances.

Al finalizar el periodo contable, se registran, - en igual forma que el comprobante de apertura - el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre. Esta información se traslada al libro mayor y balances.

• Libro mayor y balance. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información se toma del libro diario columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

Libro mayor y balances - registro. Una vez asentado el movimiento mensual en el libro diario columnario, se procede a pasar la información al mayor, teniendo en cuenta las siguientes columnas:

Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.

Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes.

Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior.

Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario.

Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan.

• Libros auxiliares. De acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje cada empresa determina el número de auxiliares que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.

• Libros auxiliares - registro. La información presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la información directamente de los soportes codificados para el registro contable):

Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de diario correspondiente.

Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.

Número del comprobante de diario: se registran en orden consecutivo.

Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito o crédito de cada sub cuenta, tomado la columna de parciales del comprobante diario de contabilidad.

Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:

• En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber.
• En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.
• Libros auxiliares - tipos. Los siguientes son algunos libros auxiliares:

  Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurídicas necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento débito o crédito del comprobante diario de contabilidad.

  Subcuentas: cada vez que en el libro diario y mayor se registre un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La información se toma de la columna de parciales del comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta control.

  Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la información solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.

  Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto pago y evitar sanciones por mora