Definición de sistema

La palabra sistema es desde hace algunos años, una de las palabras más utilizadas por todas las personas en toda la sociedad, al referirse a la modernización tecnológica que han sufrido las organizaciones.

Expresiones como “se cayó el sistema…”, “no hay servicio, porque no tenemos sistema…”, “Es culpa del sistema…”, han sido muy comunes al momento de fallas, fallas que en un gran porcentaje son humanas, pero que utilizan estas frases para salir del embrollo ante el usuario.

Ahora bien, que pasa si el sistema nunca falla, o cuando la falla no se nota, entonces, las operaciones de la organización se realizan sin problemas, sin demoras, pareciera que el sistema es algo mágico, algo transparente, no se ve, pero se sabe que esta ahí.

Aquí esta el secreto para obtener un buen sistema y es el análisis y diseño del mismo, este proceso requiere de mucho tiempo ya que hay que conocer la organización en donde se va a crear o mejorar el sistema, a demás, se debe contar con el aval de la dirección general de la organización.

Antes de entrar a observar las diferentes formas de diseñar un buen sistema hay que saber que es un sistema, como esta estructurado, como se comporta y sobre todo como se controla.

Nuestros sentidos no nos permiten estudiar un sistema en toda su totalidad, solo vemos parte de él e intuimos lo demás, por ejemplo, cuando vemos una mesa, en realidad estamos viendo el frente de la mesa, pero no estamos viendo su parte trasera, o la parte de abajo de la mesa, pero si la intuimos, porque conocemos el diseño de la mesa. Es por esta razón que un diseño no lo realiza una sola persona, siempre se trabaja en equipo, para que no se escapen los detalles, que en algún momento son los que generan las fallas.

Un buen diseño puede soportar y adaptarse a los cambios del tiempo. Un sistema que no es capaz de adaptarse tiende a desaparecer. Hay que estar conscientes que todo sistema cumple un ciclo de vida, que en muchas ocasiones es mayor al ciclo de vida del ser humano.

Una definición clásica es la siguiente: Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes que interactúan entre si, en busca de un objetivo común.

Un sistema esta compuesto por un grupo de elementos de entrada, un grupo de elementos que realizan los procesos del sistema, y un grupo de elementos resultantes que son las salidas o productos del sistema. El espacio del sistema esta delimitado por su medio ambiente. Todos los elementos que no afectan directamente al sistema hacen parte del entorno.

La siguiente gráfica describe los elementos y el espacio de un sistema.

A continuación, se pueden observar varios ejemplos de sistemas, vistos desde este enfoque entrada – proceso –salida:

Sistema: automóvil
Entradas: combustible, aire, agua, electricidad
Procesos: combustión interna
Salidas: generación de movimiento, desplazamiento.

Sistema: banco
Entradas: dinero
Procesos: consignaciones, préstamos, inversiones
Salidas: retiros, ganancias, intereses.

Sistema: rosa
Entradas: agua, luz, nutrientes
Procesos: fotosíntesis, respiración
Salidas: crecimiento, adaptación al medio.

Sistema: computador
Entradas: electricidad
Procesos: convertir impulsos eléctricos en datos, operaciones matemáticas
Salidas: información

Este enfoque es muy utilizado por todas las personas que se inician en el estudio de los sistemas, siendo muy útil como lo cita el profesor Johansen, “este enfoque produce la ventaja de identificar claramente los sistemas y los subsistemas y estudiar las relaciones que existen entre ellos, permitiendo así maximizar la eficiencia de estas relaciones sin tener que introducirse en los procesos complejos que se encuentran encerrados en esas cajas negras”.