Módulo 1: Identificación de Proveedores
Compras
Las características, condiciones de los proveedores y fuentes de abastecimiento son comparadas y evaluadas con los criterios de selección asignada por la organización.
Los proveedores y fuentes de abastecimiento son ubicados de acuerdo con las necesidades de los procesos y unidades de negocio.
Los proveedores y fuentes de abastecimiento son definidos según acuerdos y reglamentaciones comerciales y financieros.
En los procesos de abastecimiento de objetos para las distintas áreas de una organización, es importante identificar las políticas de la compañía, las políticas de compra, el registro de proveedores, el catálogo y su actualización. Los proveedores registrados en el catálogo deben estar autorizados por el área o proceso respectivo que solicite
El área encargada de realizar las compras, recibe las solicitudes de las diferentes áreas o unidades de negocio, es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán con en base a dichas requisiciones de cotizaciones, sus características y otros elementos.
Según el tipo de compra que se realice, así mismo es la selección del proveedor, por ejemplo para una compra original o sea las compras de adquisición de maquinaria y equipo, y compra de artículos que se realice por primera vez, se deben considerar factores de evaluación como: aspectos financieros, calidad, perspectiva de servicio, situación laboral, responsabilidad, entre otros. Para compras repetitivas, la experiencia anterior del comprador respecto a calidad, precio y servicio definirá el tipo de proveedor.
¿Qué constituyen las políticas de compra?
La función de compras en una empresa, esta determinada por la cantidad y tiempo, cumpliendo con los siguientes fundamentos: obtener un producto o servicio apropiado para cubrir unas necesidades sean administrativas y de producción o distribución; tener el material disponible en el momento justo, asegurar la calidad y pagar el mejor precio.
Cada empresa tiene su propia concepción de las políticas que debe seguir. El director de compras o jefe de compras o quien haga sus veces, es la persona de la empresa encargada de definir la política de relación con los proveedores.
La determinación de las necesidades y tiempos en la adquisición de materiales o servicios dependen de las políticas de compras de cada organización y de cada una de las necesidades que reporten las dependencias que la constituyan, esto se realiza generalmente en un periodo de tiempo determinado, en el cual el responsable de cada área deberá presupuestar las necesidades de materiales e insumos que necesitará, para generar la programación de compras para ese mismo periodo. En los casos donde existe producción programada se facilita más cuando existen relaciones precisas entre los productos a fabricar y los materiales necesarios para fabricarlos.
Son ejemplos de políticas de compra:
- Política de tiempo de recibo material (debe estar disponible en el momento justo)
- Política para compras de las áreas administrativas (necesidades que reporten las dependencias o áreas de negocios)
- Políticas para compras de producción o distribución (cuando la producción es programada)
- Políticas de aseguramiento de calidad en el aprovisionamiento
- Políticas de relación con los proveedores
- Políticas de la determinación de las necesidades y tiempos en la adquisición de materiales o servicios
- Políticas relacionadas con la programación de compras
- Políticas para estimación presupuestal de compras (cantidad estimada de materias primas necesarias para la producción)
- Políticas de precio
- Políticas de materiales
- Políticas de control
Requisiciones
Son las formas con las que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios. La claridad y la oportunidad de la información, que se da al comprador, debe obedecer a un procedimiento establecido y debe contener como mínimo un formato con los siguientes aspectos:
- Fecha en que se formula la requisición
- Área o departamento
- Persona responsable que hace la requisición
- Número de requisición
- Descripción del material requerido
- Cantidad de elementos requeridos (unidades u otra medida según corresponda).
- Clave o código (según catálogo)
- Firma de quien formuló la requisición con Visto Bueno de la instancia superior (si se requiere)
- Si se necesita, se hacen las observaciones pertinentes
Las requisiciones se pueden manejar en forma electrónica a través del intercambio electrónico de documentos o de datos. EDI, entre una empresa y sus proveedores, también se pueden hacer por otros medios tecnológicos utilizados para enviar y manejar las requisiciones entre el proveedor y cliente como el FAX.
Para realizar las compras y hacer seguimiento al cumplimiento de las expectativas a la entrega del producto, la selección del proveedor y la fuente de abastecimiento es el primer paso que debe realizar, hay que conocer las características básicas del producto que se va a adquirir, para ello se solicitan unas cotizaciones y después de recibidas, las cotizaciones se evalúan.
Normatividad
Los proveedores y fuentes de abastecimiento son definidos según acuerdos y reglamentaciones comerciales y financieros.
Existen normas que regulan las compras entre ellas, esta la ley 80, las normas técnicas ICONTEC, y otras para el establecimiento de acuerdos comerciales según el tipo de negocio entre clientes y proveedores.
Ley 80 de 1993
La ley 80 tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Los contratos que celebren las entidades estatales, se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta ley. Los contratos celebrados en el exterior se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia.
El decreto 2127 de 2002 y de la ley 527 de 1999 y la ley 80, son el marco legal para las compras estatales electrónicas en Colombia. Es la base legal para los documentos electrónicos, la transmisión electrónica de datos y todo lo relacionado con las firmas digitales.
Las compras electrónicas se realizan mediante sistemas de información completos, se realizan en forma directa para transacciones de altos volúmenes, bajos costos unitarios y mediante licitaciones y concursos electrónicos para transacciones de bajo volumen, alto valor y alta complejidad. Para la realización de las compras electrónicas, se deben tener facilidades para conexión a redes externas.
El Decreto 2720 de 2002 regula expresamente la contratación por medio electrónicos.
Compras por catálogo y por subastas en Internet
Es una negociación directa generalmente para contratos de suministro empleando tecnologías de información y comunicación. El catálogo es una relación ordenada de las ofertas de los proveedores a través de las tecnologías de información, las ofertas están en permanente actualización.
Normas ISO
La gestión de compras esta regulada cuando la organización tiene enfoque de calidad, es decir que adopta un sistema de gestión de calidad o sea que esta influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización.
La norma ISO 9004 define que el propósito de una organización es identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas como: empleados, proveedores, propietarios, sociedad) para lograr una ventaja competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente.
El numeral 6 de la norma establece: La gestión de recursos y la forma como la alta dirección de una empresa, debe asegurarse de que los recursos esenciales tanto para la implementación de las estrategias como para el logro de los objetivos de la organización, se identifican y se encuentran disponibles. Considera la provisión oportuna y eficaz y eficiente de recursos en relación con las oportunidades y restricciones del sistema.