Módulo 2: Registro de Proponentes

En un enfoque de calidad el proceso de compras como los demás procesos, requieren especial atención, ya que la clasificación de los proveedores es un elemento vital, sobre todo si se considera que a partir de la calidad de las entradas que generan la transformación en un proceso, se puede garantizar la calidad de las salidas o productos esperados.

Es por ello que se hace necesario que los empleados encargados del aprovisionamiento dispongan de herramientas que les permitan tomar decisiones ágilmente y en la medida de lo posible, que sean objetivas y fáciles de usar.

Para seleccionar un proveedor se deberán tener en cuenta una serie de valoraciones determinadas por diferentes criterios que deben considerarse cuando se identifican y se estudian unos proveedores potenciales en una empresa. Lo ideal es que los proveedores y la empresa que lo requiere este dentro de un enfoque de calidad y cumpla con los requisitos establecidos por las normas ISO 9000 lo que hace que sea compatible  entre organizaciones certificadas o en proceso de certificación.

"La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse criterios para la selección, evaluación y reevaluación"1. En este sentido, se esta negociando con un proveedor que puede garantizar la entrega de productos y servicios de calidad.  El proveedor que tiene certificación de calidad, puede brindar mayor confiabilidad de los productos y servicios, los clientes a su vez implementan  estrategias  para seleccionar, evaluar y tomar decisiones acerca de sus fuentes de abastecimiento.

“Logística es el proceso de planear, implementar y controlar Efectiva y eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de cumplir los requisitos del cliente”. (Council of Logistics Management (CLM)).

Proveedores

Las empresas, compañías o unidad de negocio, requieren para su funcionamiento la adquisición de una serie de elementos. Algunos de esos elementos, se utilizan para consumo y para transformación de productos, otras para consumo y distribución.

Dichos elementos se adquieren por medio de sus fuentes de abastecimiento y sus proveedores, que identifica a través de las fuentes de información primaria y secundaria y a través de medios electrónicos.

Los proveedores de una empresa, también son sus clientes. Forman parte de la cadena logística. Por eso es tan importante el tener muy bien documentada la información acerca de ellos, tener bien constituidas las bases de datos tener muy claras las políticas de compras y conocer la cadena logística de la empresa.

En la elaboración y consulta de catálogos, se deben analizar los
proveedores y fuentes de abastecimiento a nivel nacional e internacional.

El tener fuentes de abastecimiento acordes con el objeto social de la empresa, garantiza eficiencia y efectividad en los procesos. Muchas veces los proveedores, de empresas medianas y pequeñas, funcionan de manera informal, a veces lo hacen por la proximidad geográfica. Sin especializar sus fuentes de abastecimiento.

Una vez establecidas las fuentes de suministro con la claridad de los productos y servicios a adquirir se evalúan y seleccionan los proveedores y fuentes de abastecimiento, que se han inscrito en una base de datos que se han de clasificar según el tipo de proveedor. 

La empresa tiene unas políticas de compras sobre las cuales se basa el aprovisionamiento, contemplando precios, calidad, tiempos de entregas y otros aspectos,  establecidos en unos acuerdos de negociación, para finalmente realizar la compra.

Como vimos en el módulo anterior, una empresa organizada maneja unas políticas de compra,  dentro de ellas se debe realizar la  planeación y programación, con el fin de mantener un nivel mínimo los inventarios, para disminuir costos de almacenamiento. Hacer las reservas presupuestales que permite planear las compras y realizarlas según la programación de las solicitudes.

Además de los beneficios que trae una buena planificación de las compras esta el poder encontrar nuevas fuentes de abastecimiento o de suministros de materiales, e identificar y seleccionar nuevas situaciones de compra que influyen sobre los precios, el estudio de los canales de distribución y los análisis de los anuncios publicitarios que muchas veces traen promoción de ventas, lanzamiento de nuevos proveedores, nuevas marcas y nuevos productos, que pueden ser sustitutos o complementarios a los que va a adquirir.

Tipos de proveedores

• Fabricantes o distribuidores.
• Pequeños o grandes.
• Proveedores por zonas geográficas. (locales, regionales, nacionales).
• Proveedores que son a la vez clientes.
• Proveedor único o varios proveedores.

Selección de proveedores

Es importante una vez que se han identificado los proveedores, conocer su historia,  sus clientes, su posicionamiento en el mercado y en el sector sobre el cual se especializa,  sus relaciones con otras empresas y con otros proveedores. Para la selección de los proveedores se valoran en las oferta,  se agrupan de acuerdo con  factores económicos, factores de calidad y factores de servicio.

Se consideran:

• Factores económicos,  como precio unitario, descuentos comerciales; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.
• Factores de calidad cuando el producto, es lo que espera el cliente, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, muestras enviadas valor agregado a la entrega.
• Factores de servicio, que comprenden aspectos comerciales, plazos de entrega, servicio postventa, asistencia técnica, atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado, etc.

Búsqueda de proveedores y fuentes de abastecimiento

Cuando se están buscando los proveedores y fuentes de abastecimiento, se debe investigar fundamentalmente, el mercado de materias primas, los medios de transporte, y todos los componentes que se requieren para llevar a cabo una negociación exitosa.
En la identificación de proveedores y fuentes de abastecimiento se deben especificar los datos, es decir, definir cuales son sus necesidades de información de los productos o servicios a adquirir;  la ubicación de la fuente de información, ya sea primaria y/o secundaria. Las fuentes primarias, son los productores y distribuidores del producto, y los vendedores especializados, expertos que trabajan en esa área. Las fuentes secundarias se refieren a documentos y publicaciones relacionadas, los aspectos financieros, la publicidad, las muestras empresariales, las ferias promocionales, entre otros.

Los datos se pueden recopilar siguiendo métodos y técnicas de recopilación, en estadísticas y en procedimientos normalizados de captura de información, por encuestas, por teléfono, por correo, por convocatoria o en entrevistas directas. De forma menos convencional a través de la recopilación de información con productores o distribuidores, catálogos, listas de precios o muestras facilitadas por diferentes proveedores directorio telefónico, guías de compradores, registros oficiales, videos, publicidad, entrevistas con representantes, base de datos, organizaciones profesionales, exhibiciones comerciales, entre otros.

El número de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios debe ser suficiente para asegurar la competencia deseada teniendo en cuenta: precios, tecnología y servicio. Una vez que se tiene la información recopilada, se realiza el análisis de los datos e interpretación de la información para la toma de decisiones acertadas que produzcan beneficios económicos a la empresa y no afecten negativamente el costo final del producto

El responsable de tomar las decisiones tiene que evaluar el efecto que se produzca en los costos ya sea por el abastecimiento, la calidad  y cumplimiento. Por las experiencias vividas por grandes empresas emprenden estudios y realizan un seguimiento para la evaluación de sus proveedores. Los clasifican según:

Rangos de calificación

Proveedores Clase 1 o A	Proveedores Clase 2 o B	Proveedores Clase 3 o C	Proveedores Clase 4 o D
Son confiables tienen un sistema de calidad reconocido, pueden desarrollar productos servicios u ofrecer otra clase de servicios sin restricción.	Es apto, pero requiere un plan de mejoramiento dentro de  un periodo determinado (un año).	Apenas a entra ser parte de un sistema de calidad en proceso de desarrollo.	No es aconsejable negociar con este tipo de proveedor

• Según  variables

• Tipo de empresa: su administración financiera, direccionamiento estratégico,  desarrollo tecnológico, enfoque de calidad, infraestructura.
• Tipo de producto: uso final,  manejo del producto, y proceso
• Tipo de servicio agregado, soporte al cliente, satisfacción del cliente, el seguimiento, tiempos de entrega, en fechas y cantidades, posventa,  facturación, requerimientos, garantías.
• Según el costo, los descuentos, el precio y las formas de pago.

Fuentes necesidades de abastecimiento de las áreas de negocio

En el funcionamiento y dinámica general de una empresa, las necesidades de elementos y aprovisionamiento de materias primas e insumos, las identifican y priorizan los departamentos o áreas de negocios interesados, que reportan al área encargada  de compras, ya sea en forma periódica o según la programación de compras. 

Según las políticas  de cada empresa, se  siguen procedimientos establecidos  como recibir los requerimientos de compras a las áreas o unidades de negocios a autorizados. La identificación de los pedidos con las especificaciones claras para que no se presenten confusiones en la identificación de los materiales e insumos a adquirir. Se debe presentar la justificación del elemento, bien o producto a adquirir.

Las áreas autorizadas generalmente corresponden a producción o administración. Son las áreas donde generalmente se concentran los pedidos al área de compras.

Después de que las áreas o unidades de negocios, presentan  las necesidades de materiales, la persona encargada de las compras resume y unifica todos los requerimientos, con el fin de optimizar las compras y de establecer la cantidad total a comprar de cada uno de los materiales, teniendo en cuenta las existencias y los stocks que se deban mantener en inventario.

Se reducen costos y esfuerzos de administración, así se puede lograr un mayor control en el manejo de los abastecimientos. Previamente, se han recibo de las solicitudes de compras, que deben entregarse al área de comprasen fechas determinadas.

Las cotizaciones y licitaciones son presentadas al área o proceso respectivo acompañadas de las muestras y requisiciones.

Las solicitudes deben contener, como mínimo:

• Especificaciones de calidad de los materiales y la forma de  identificarla, siempre debe ser objeto de especificación clara, exigiendo las disposiciones y especificaciones que las regulan; las características del producto y su forma de presentación, empaques y embalajes.

• Cuando se trate de una solicitud de materiales que no este estandarizado, dentro de un catalogo de compras, se deben contemplar todas las indicaciones anteriores.

• Establecer el tiempo recibo y entrega de los materiales. Es importante utilizar formatos que  faciliten el ingreso registro y archivo de información organizada. En la determinación de las necesidades es norma de organización mantener un formato estándar que facilite el estudio, cálculo y comparación.

 

Un  formato de registro de las necesidades puede ser:

Código: Materiales necesarios:		Pedido No.	Naturaleza de la solicitud
Área o Departamento:		Fecha:	Estudio __ Ordinaria ___ Extraordinaria ___
No.	Descripción de los elementos	Referencia,  especificaciones, etc.	Cantidad		Fecha de solicitud
Especificaciones particulares				Existencias actuales:
Nombre y firma del responsable área o departamento solicitante
Decisión del servicio de compra Fecha: ________________________  Responsable: ________________________

Citas

1.ICONTEC Instituto Técnico de Normas. Norma Técnica Colombiana ISO 9001
2. Ibid. Numeral 5.2.3