Módulo 3: Fuentes de Abastecimiento
Cotizaciones y Licitaciones
Cotización
Cotizar es asignar el valor de un artículo o elemento para ser ofrecido a un consumidor potencial, bajo unas condiciones de entrega pactadas, una cotización cumple con las políticas internas y externas de una organización, que son solicitadas a unos proveedores inscritos en un catalogo con especificaciones claras y completas de unos objetos requeridos.
Licitación
Licitación es el procedimiento, mediante el cual, previa invitación, una entidad contratante, selecciona entre varias personas en igualdad de oportunidades, la que ofrezca mejores condiciones para contratar, el suministro de bienes y servicios. (Artículo 19.ley 150 de 1976).
Las cotizaciones y licitaciones deben cumplir con las políticas de compra internas y externas a la organización. Deben diferenciarse los tipos de cotizaciones y licitaciones, deben seguir un proceso y realizarse a través las normas legales y comerciales sobre licitaciones y cotizaciones.
Clases de Licitación
Una licitación puede ser pública o privada. Las licitaciones publicas se rigen por la normatividad legal existente en el país (ley 80) y las licitaciones privadas según normas establecidas por las empresas, el derecho privado y según el caso acuden a términos establecidos en la ley 80 de 1993. Cuando se trata de contratos de compra-venta internacional, por los incoterms y otras normas de derecho internacional y la regulación de cada país según sean las condiciones.
La licitación pública1 se autoriza a través de una resolución motivada. La entidad interesada elabora un pliego de condiciones que, además de lo que se considere necesario para identificar la licitación, contenga en forma expresa y completa:
- Las especificaciones de los bienes, servicios u obras objeto del contrato proyectado.
- La cantidad y calidad de dichos bienes o servicios o de la obra.
- Las calidades que se exijan a las personas que deseen licitar.
- El lugar, sitio, día y hora en que se abra y cierre la licitación.
- Las condiciones y forma de cumplimiento de la prestación por el contratista y las condiciones y forma de pago.
- Las sanciones por incumplimiento de la propuesta y la garantía de seriedad de la misma.
- El término dentro del cual se hará la adjudicación una vez cerrada la licitación y el plazo para la firma del contrato una vez efectuada aquella, términos que deberán señalarse teniendo en cuenta la naturaleza y objeto del contrato.
- La minuta del contrato que se proyecta celebrar.
- El número mínimo de participantes que se exige para que la licitación no sea declarada desierta.
- Los criterios que se tendrán en cuenta para la adjudicación.
Existen unos plazos establecidos para realizar la licitación, es decir, el término que debe transcurrir entre su apertura y su cierre, se señalará de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato. Su duración depende de las normas vigentes y de la dinámica de cada organización. Las licitaciones se presentan en sobres cerrados y sellados dentro de plazos fijados. Se depositan en urnas cerradas y selladas, autorizadas para su apertura personas de confianza designadas para tal fin. Se levantan actas con la relación de las ofertas y valor, por transparencia, se numeran y rubrican con las firmas de las personas interesadas
Licitación privada2 se realiza cuando en el registro de proponentes no aparece el número suficiente de personas con la capacidad para celebrar el contrato y satisfacer el objeto contrato, se invita a personas que reúnan las condiciones para celebrar contratos de provisión de productos y servicios bajo unas condiciones.
En la licitación se establecen entre otros aspectos, la fecha de entrega de los pliegos de condiciones y el cierre de la licitación. Se tiene en cuenta, las normas previstas para la licitación pública como referentes, si lo considera la organización licitante.
En la licitación privada, la adjudicación se realiza según los estudios previos de cada caso y análisis comparativo, de la oferta más favorable se ajuste al pliego de condiciones.
En la evaluación de las ofertas deben tenerse en cuenta, entre otros, factores: el precio; el plazo; y la calidad, seriedad, cumplimiento en contratos anteriores, solvencia económica, capacidad técnica, experiencia, organización y equipo de los oferentes.
En igualdad de condiciones se prefiere la propuesta que ofrezca mejor precio; al presentarse igualdad en precios, la que contemple mejores condiciones globalmente consideradas; en igualdad de condiciones y precios, se tiene en cuenta la distribución equitativa de los negocios.
Estándares de calidad
La organización internacional de normalización –ISO- es la federación mundial de organismos nacionales de normalización, quienes preparan las normas internacionales a través de comités técnicos, que participan en todas las materias de normalización.
Las organizaciones que trabajan con un enfoque basado en procesos, generalmente, implementan un sistema de gestión de calidad, así la organización identifica y satisface las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas como empleadores, proveedores, propietarios, sociedad, para lograr ventajas y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente y para obtener, mantener y mejorar el desempeño global de una organización y sus capacidades3. Las normas ISO son denominadas también estándares de calidad.
Dentro de este contexto, vamos a reflexionar como las empresas tienen diferentes tipos de clientes, a quienes van a satisfacer. Están involucradas el cliente proveedor y cliente consumidor. La idea es que una negociación, las partes interesadas tengan rentabilidad en la compra de objetos a adquirir.
Cuando se van solicitar cotizaciones, ya previamente ha habido un proceso de identificación y una preselección de los posibles proveedores a quien recurrir para la adquisición de un bien.
En una empresa o empresas que funcionan con un enfoque basado en calidad, es muy importante tener en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas, en estas categorías entran los proveedores y aliados de negocios y enfocarse en la mejora de los procesos para asegurar la creación de valor.
Cuando se establecen alianzas de negocios la organización identifica los proveedores claves que demuestren responsabilidad para con la salud y la seguridad, el impacto medioambiental, incluyendo la conservación de energía y recursos naturales, la promoción y el cumplimento ético eficaz y eficiente de los requisitos esperados del producto.
Parámetros de negociación
Las cotizaciones y licitaciones son recibidas de acuerdo
con los parámetros de negociación de la compañía.
En toda negociación intervienen dos o mas partes interesadas, de acuerdo con los estándares de calidad, en un proceso de compras, se espera lograr eficiencia y eficacia para la posterior evaluación y control de los productos comprados con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de la organización. Deben considerarse el uso de medios de comunicación electrónicos con el proveedor, asegurándose de que los procesos de compras consideren las siguientes actividades4:
- Identificación oportuna, eficaz y precisa de las necesidades y especificaciones del producto comprado.
- La evaluación del costo del producto comprado, tomando en cuenta su desempeño, precio, y entrega.
- Las necesidades y criterios de la organización para verificar los productos comprados.
- Los procesos ligados a un proveedor especial.
- La administración de los contratos, para las disposiciones tanto, con los proveedores como los aliados de negocios.
- Sustitución de la garantía para productos comprados no conformes, requisitos logísticos.
- Identificación y trazabilidad del producto.
- Documentación, incluyendo los registros.
- Control del producto comprado que se desvía de los requisitos.
- Acceso a las instalaciones de los proveedores.
- Historial de la entrega, instalación y aplicación del producto.
- Desarrollo del proveedor.
- Identificación y mitigación de los riesgos asociados con el producto comprado.
Precios, costos
El intercambio en un mercado de compra venta de productos y servicios, es lograr la satisfacción de las partes interesadas en el negocio.
El precio, es el valor que se paga, no siempre esta representado en dinero, puede ser un trueque, es decir que la determinación del precio surge a cerca de las expectativas que presenta la utilidad del producto a quien lo adquiere. El precio incluye un costo para quien vende el producto.
El costo, está representado por la cuantificación de lo que se ha invertido para obtener el producto o servicio. Es decir todos los elementos que lo constituyen para su elaboración y/o consecución. (Materia prima, mano de obra, y otros indirectos que no se relacionan directamente con la producción. como servicios, arriendos etc.)
En una selección confiable de proveedores, quienes asuman esta función, deben conocer previamente, los precios y costos aproximados de los bienes. En la celeridad para la escogencia de empresas a cotizar el precio y el costo de los productos es factor determinante. Muchas veces se sacrifica calidad por bajo costo o al contrario se cotizan productos de alto costo, pero que tampoco garantizan una buena calidad.
En los parámetros de negociación es importante saber que existen formas de controlar la gestión de proveedores a través del establecimiento de procesos eficaces y eficientes para identificar las fuentes potenciales de materiales comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negocios existentes y para evaluar su capacidad para suministrar los productos requeridos, con el fin de asegurar la eficacia y eficiencia de todos los procesos de compras.
Se evalúa la experiencia pertinente, el desempeño de los proveedores en relación con los competidores y la revisión del desempeño del producto comprado en cuanto a calidad, precio, entrega y respuesta a problemas, su capacidad logística incluyendo las instalaciones y recursos5.
Conversión de monedas. Las cotizaciones y licitaciones deben cumplir con el número exigido por la organización para la evaluación y selección optima en términos de calidad, rentabilidad del proveedor y de los objetos a adquirir.
Se deben revisar según las especificaciones y necesidades de las diferentes áreas, procesos o unidades de negocio. En la compras de productos y servicios, entre países que manejan monedas diferentes, se presentan transacciones denominadas en moneda extranjera.
Estas transacciones están sujetas a la convertibilidad monetaria, según las tasas de cambio existentes para esos países teniendo en cuenta las fluctuaciones diarias del mercado Cuando se realizan las compras en el exterior, se determina la cantidad que se puede comprar en una moneda respecto al poder de compra de otra moneda.
Una tasa de cambio es la relación que existe entre el valor de una moneda de un país con la de otro, es decir el precio al cual se paga una moneda nacional en términos de otra extranjera. La fijación de las tasas de cambio, están reguladas por un banco central que a su vez están regulados por un sistema monetario internacional, o sea el conjunto de instituciones financieras aplicadas en todo el mundo.
Por ejemplo, una empresa de Colombia, desea adquirir un producto a una empresa en Estados Unidos, esta empresa fija un precio en dólares. El dólar tiene una tasa de cambio frente al peso colombiano; con la tasa de cambio debe realizarse la conversión de cuantos dólares debe entregar el comprador; esto quiere decir que el valor de la divisa o dólar se esta expresando en moneda, su moneda nacional. Generalmente los tipos de cambio tienen como referente el dólar.
En las licitaciones y cotizaciones se debe tener claro a que proveedores extranjeros se esta solicitando la cotización o para que radio de cobertura se amplia la propuesta a cotizar o a licitar.
Citas
1. Ley 150 de 1976
2. Ibid.
3. ICONTEC Instituto Técnico de normas. Norma técnica colombiana ISO 9004 generalidades.
4. Ibid. Numeral 7.4
5. ICONTEC Instituto Técnico de normas. Norma técnica colombiana ISO 9004